Avtomatizacija poslovanja za mala podjetja: 10 opravil, ki jih lahko oddate

Avtomatizacija poslovanja v malem podjetju ni velik projekt za IT oddelek. Je deset do dvajset opravil, ki jih vsak dan ponavljate na enak način: odgovorite na povpraševanje, pošljete opomnik, prepišete račun, prosite za oceno. Vsako od njih lahko teče samo, vi pa ostanete tam, kjer je potrebna odločitev. V tem vodiču je deset takih opravil, izračun prihranka in iskren odgovor, kdaj se avtomatizacija ne splača.

Kaj avtomatizacija poslovanja pomeni v praksi

Avtomatizacija je pravilo, ki ga sistem izvede namesto vas: »Ko pride povpraševanje po e-pošti, pošlji potrditev in vprašanja, ki jih vedno zastavim, nato me obvesti na telefon.« Pravilo napišete enkrat, nato teče vsakič enako, ponoči in ob vikendih. Pri tem ne gre za zamenjavo ljudi, temveč za to, da pisarna ne stoji, ko ste na terenu, in da stranka ne čaka na odgovor dva dni.

Primer: elektroinštalater iz Velenja dobi večino povpraševanj prek obrazca na strani in Facebooka. Doslej je nanje odgovarjal zvečer. Zdaj stranka v minuti dobi potrditev z vprašanji o lokaciji in obsegu dela, on pa na telefon prejme povzetek. Zvečer namesto desetih dolgih odgovorov pošlje tri ponudbe.

10 opravil, ki jih mala podjetja oddajo

Kako izračunate, ali se splača

Ne potrebujete študije. Vzemite eno opravilo in izpolnite tri številke: kolikokrat na mesec ga opravite, koliko minut traja in koliko je vredna vaša ura. Primer za odgovore na povpraševanja:

• 60 povpraševanj na mesec × 8 minut = 8 ur na mesec,
• pri urni postavki 35 € je to 280 € na mesec vašega časa,
• k temu dodajte stranke, ki so medtem poklicale konkurenco, ker odgovora ni bilo isti dan.

Če avtomatizacija stane 49 € na mesec in prihrani 8 ur, je odločitev preprosta. Če opravilo opravite trikrat na mesec, ni. Številke v primeru so ponazoritev, vstavite svoje.

Kdaj se avtomatizacija ne splača

• Redka opravila. Nekaj ponovitev na mesec ne upraviči postavitve in vzdrževanja.
• Vsak primer je drugačen. Če za vsako povpraševanje potrebujete pogovor, naj avtomatizacija le potrdi prejem in dogovori klic.
• Osebni stik je storitev. Pri butičnih storitvah strankin občutek, da se ji posvetite, prodaja. Tam avtomatizirajte zaledje (računi, opomniki), ne pogovora.
• Nimate urejenih podatkov. Če cenik obstaja samo v vaši glavi, najprej napišite cenik, nato avtomatizirajte ponudbe.

Podatki, nadzor in pravila

Avtomatizacija dela s podatki strank, zato velja Splošna uredba o varstvu podatkov: stranke morate obvestiti, kako njihove podatke uporabljate, podatki pa naj ostanejo v EU ali pri ponudnikih s pogodbo o obdelavi. Dobra praksa, ki jo priporočamo:

• Potrditev pred pošiljanjem. Vsako sporočilo, ki gre stranki, lahko najprej vidite in potrdite. Ko sistemu zaupate, potrditev izklopite za posamezna opravila.
• Dnevnik. Vsaka izvedba je zapisana: kaj, komu, kdaj.
• Izklop v enem kliku. Če gre kaj narobe, avtomatizacijo ustavite sami.
• Klicanje in sporočila po zakonu. Pri trženju po telefonu in e-pošti veljajo pravila ZEKom-2, zato avtomatizirajte komunikacijo z obstoječimi strankami in s tistimi, ki so vas sami kontaktirali.

Kako začnete

1. Izberite eno opravilo, ki vas najbolj moti. Ne pet, eno.
2. Opišite, kako poteka danes: kje pride podatek, kdo kaj naredi, kje se zatakne.
3. Določite pravila: kdaj naj sistem ukrepa sam, kdaj naj vas vpraša.
4. Preizkusite teden dni s potrditvijo vsakega koraka.
5. Dodajte naslednje opravilo, ko prvo teče brez vašega posega.

Avtomatizacije pri Faroweb.si

Pri Faroweb.si avtomatizacije postavimo iz kataloga 30 preizkušenih opravil, od odgovora na povpraševanje do dnevnega pregleda. Tečejo na mesečno naročnino: Start 49 € (ena avtomatizacija), Pro 99 € (do tri avtomatizacije in pomočnik v nabiralniku) in Maks 199 € na mesec (do šest avtomatizacij in asistent na strani ali WhatsAppu), vse brez DDV. Postavitev je 0 € pri 12-mesečni vezavi, brez vezave 290 €. Stroški orodij in gostovanja so vključeni v mejah paketa. Prvo avtomatizacijo praviloma postavimo v 7 dneh od prejema dostopov. Katalog in naročilo sta na strani Avtomatizacije, brezplačen pregled, pri katerem skupaj poiščemo opravilo z največjim prihrankom, pa naročite prek obrazca. Če potrebujete več kot avtomatizacijo, na primer evidenco ali naročanje po meri, si oglejte aplikacije za podjetja.

Pogosta vprašanja

Kaj je avtomatizacija poslovanja?

Avtomatizacija poslovanja pomeni, da ponavljajoče se opravilo, na primer odgovor na povpraševanje, opomnik za termin ali pošiljanje računov računovodji, opravi sistem namesto človeka, po vnaprej določenih pravilih. Človek ostane tam, kjer je potrebna odločitev.

Katera opravila je v malem podjetju najbolj smiselno avtomatizirati?

Tista, ki se ponavljajo vsak dan na enak način in kjer zamuda stane posel: odgovor na povpraševanje, opomniki za termine, pošiljanje računov in dokumentov računovodji, opomini za neplačane račune in prošnje za Google oceno po opravljeni storitvi.

Koliko stane avtomatizacija za malo podjetje?

Pri Faroweb.si avtomatizacije tečejo na mesečno naročnino: Start 49 €, Pro 99 € in Maks 199 € na mesec brez DDV. Postavitev je 0 € pri 12-mesečni vezavi, brez vezave 290 €. Stroški orodij in gostovanja so vključeni v mejah paketa.

Ali potrebujem tehnično znanje?

Ne. Avtomatizacijo postavi in vzdržuje izvajalec, vi določite pravila: kaj naj se zgodi, kdaj in kdo mora potrditi. Vaša naloga je, da opišete, kako opravilo poteka danes.

Kdaj se avtomatizacija ne splača?

Kadar opravilo opravite nekajkrat na mesec, kadar je vsak primer drugačen ali kadar je osebni stik del storitve. Avtomatizacija se splača pri opravilih, ki se ponavljajo vsak dan in pri katerih zamuda pomeni izgubljeno stranko.

Kaj se zgodi s podatki strank?

Podatki ostanejo vaši in se obdelujejo po pravilih Splošne uredbe o varstvu podatkov. Pri Faroweb.si o vsaki avtomatizaciji, ki piše strankam, odločite vi, sporočila pa lahko pred pošiljanjem potrdite. Podatkov ne uporabljamo za druge namene.